【生產力-2】時間管理四大法寶:收件匣、工作中樞、任務系統、定期檢視|小人物講股

廣告

 

    現代人工作、課業繁忙,看似活得非常充實,卻常常弄不清楚自己想要的到底是什麼,只是瞎忙,就算有了目標,卻擠不出時間來完成。

又或者是明明有時間,卻沒有動力完成……

如果你正面臨以上幾種狀況,我建議你把這篇文章好好看過一遍,檢查自己的時間管理流程缺少了哪一步驟

一、收集雜事並加工成任務

不論是生活還是工作,我們都面臨著別人或是自己交代的任務,如果沒有好好蒐集整理,大腦會堆積許多沒有用的資訊,導致工作效率低落

首先,你要清楚你的雜事是從哪裡來,並把它們一一列舉出來,我們稱之為收件匣

舉我自己的例子,我的雜事來源包括

  1. 工作群組版發來的訊息、FB訊息、其他對話群組
  2. evernote筆記中的專案任務、網路資訊、筆記想法
  3. 郵件
  4. 被交代的臨時代辦

 

釐清有哪些收件匣之後,我們要把它統一到一個能夠處理任務分配的”工廠”,我稱之為工作中樞

 

二、工作中樞

工作中樞就像是一個工廠一樣,負責管理接收到的外部訊息以及產出代辦任務的雛型

選定一個自己喜歡的軟體或app做為工作中樞,像是evernote、trello、google日曆、onenote….

一個良好的工作中樞用一句話定義就是:

“接收並分配任務”

  1. 接收訊息:把收件匣蒐集來的雜事加工成可讀的任務,並依據輕重緩急、工作場景、或者是你獨特的方式做區分
  2. 分配任務:分配到代辦清單中,我自己是另外使用獨立的app,你也可以直接跟工作中樞混合使用
  3. 雲端同步:工作中樞最好要有云同步的功能,方便你在任何地方查看

我試過非常多個軟體,可是我終究會回到evernote上。

evernote有它的獨特之處,也就是他的標籤功能非常強大,能夠更好的適應每個人的工作流程

舉個例子:

 

  • 在回家的路上,我接到上司發來的line訊息{收件匣},我就會直接複製並在手機端的evernote上新增一個筆記後貼上,存到我的代辦資料夾{分配任務}。回到家之後,打開電腦端的evernote軟體,同步之後我就可以直接開始工作{雲端同步}
 

三、任務檢視系統

在工廠加工好的任務會有不同的性質,我們必須依照任務的特性擺在不同的任務檢視系統
  • 行動代辦清單
  • 專案管理
  • 行事曆
  • 第二大腦/資料庫

四、檢視

定期檢視自己的任務、工作流、人生價值,並做方向上的修正或微調。我建議每個人都一周至少做一次檢查的動作,才不會瞎忙

  • 每日檢視
  • 每周檢視
  • 每月檢視
  • 年度目標
現在讓我們再來複習一次,一個好的時間管理,應該具備以下的流程 

 

  1. 收集雜事,並加工成任務,放到工作中樞

  2. 在工作中樞中檢視任務,並依據任務性質分配到不同的檢視系統

  3. 在生活中不同場景使用任務檢視系統進行工作

  4. 定期檢視


下一篇文章我們來討論: 或許是最重要也最容易被忽視的習慣:處理雜事與清空收件匣

時間管理系列:

我是站長Cloud,如果你喜歡這篇文章,記得訂閱我的部落格
你可以使用RSS、電子郵件,或是追蹤我的臉書
我每個禮拜都會分享有關自我提升、書評、時間管理、筆記方法的文章