【生產力-3】或許是最重要也最容易被忽視的習慣:處理雜事與清空收件匣|小人物講股

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A young employee working on a pile of paper works
一、甚麼是雜事?跟任務有甚麼不一樣

許多人不懂雜事、行動、與任務的區別,當你的行動清單同時存在以上三種性質的to-do的時候,常常會有不知道自己在忙什麼的錯覺
這就像在月台買票時,同時有不同種的車型,但你完全搞不清楚差別,就隨意地按下區間車的按鈕…

無法掌握正在執行的代辦性質,就像一隻無頭蒼蠅一樣只能亂飛,始終達不到目的地。

何謂雜事?雜事就是接收到的第一手訊息、還未經過大腦的處理的雜訊

像是

  • 上司交代的任務
  • messenger, line訊息
  • 剛想到的靈感、想法
  • 網路擷取資訊
  • 郵件
  • …..

這些訊息通常是以第三者的角度講述,或者是一個還沒有成熟的想法、從網路看到好的文章後儲存起來放著想說某一天會用到……

我依照一般人處理雜事的原則用以下三個等級分類

  1. 不管是什麼雜事,直接開始執行:這一類人判斷雜事的原則通常是,要不要現在做。優點是執行力強,不拖泥帶水;缺點是做事沒有條理,效率低落,分不清甚麼是重要的,甚麼是緊急的。而且通常沒記下的任務就永遠不會做了。

  2. 填入代辦清單後執行:大部分步入社會的人都屬於這個層級。他們知道要先把雜事記下來,釋放大腦空間。但很可惜這一類人沒有學到如何轉化雜事、區分輕重緩急。因此他們的清單通常會累積很多想做的事沒有做,日積月累就會產生做不完的壓力,導致棄用代辦清單…

  3. 轉換成行動與任務後,放入工作中樞:我認為理想的工作流程。這一類人懂得把雜事去蕪存菁,轉化成行動任務放進工作中樞,再根據性質分類放進合適的任務檢視系統。更重要的事,這群人會自我學習,不斷優化工作流程。

何謂任務?任務已被轉化成可讀訊息的雜事,或是可被直接執行的事項。

單一事件的代辦事項就稱之為行動;可被歸屬為一個大型專案的子項時,就稱之為任務
而這一章我們要學習的心法就是,把雜事轉換成行動/任務!

 

 

二、讓我們把雜事轉化成可處理的語言

我習慣把雜事用簡單的”文法架構”填入,這麼一來在執行的時候能夠一目了然

[動詞]受詞-地點時間-其他標籤    or    動詞:受詞-地點時間-其他標籤
*註:省略主詞的原因是因為主詞通常就是自己;主詞不是自己的情況就是把任務轉交給別人執行了

一開始我覺得有點麻煩,但我後來發現,把雜事用文法優化,其實就是在大腦裡想像未來行動的畫面,大腦裡的神經元其實已經出現連結,之後再執行代辦的時候,感覺效率真的高了不少!

舉例來說

  1. 家人傳訊息:回家的時候可以順便買牛奶嗎?
    轉化成
    [買]牛奶-下班時超市
  2. 在打”時間管理四大法寶的時候”,我突然覺得可以來寫一篇有關我現在的數位工作流程的文章。
    於是我在evernote寫下
    [寫文章]2018我的數位工作流程-^idea
  3. 例如我今天早上打開我的inbox,先刪掉/封存我覺得不必要的郵件之後,有一封”圖書館_預約書到館通知單”,通知我這個月底前要去借書
    轉化成
    [借書]”書名”圖書館-1/20~1/31

把動詞擺第一位的理由有兩個,第一是我覺得這樣比較容易激勵自己的行動力,第二是我覺得這樣的倒裝句會讓你的行動清單比較整潔、美觀。


你不一定要照我的方式做,但我建議你要統一格式。

 

三、檢視自己有哪些雜事來源

清楚知道自己有哪些雜事是非常重要的,不重要的能避免就避免,過於冗長也必須優化
我建議你把來源像我一樣做分類,這樣比較清楚要怎麼執行

請打開以下的連結,複製表格到自己的文件,填寫雜事來源

之後,我會把雜事來源統稱為收件匣
收件匣是工作流程的開頭,所以是非常重要的一環
可以毫不誇張地說,處理不好收件匣系統,你的工作效率不可能會好到哪裡去!

 

四、處理雜事的原則

兩分鐘原則:如果這件事情沒辦法在兩分鐘以內解決,或者轉交給別人處理,就轉化成代辦事項

 

五、配合適宜的工作中樞

很多人在用了一陣子工作中樞之後就不了了之,我發現一個最重要的原因就是,把雜事轉化成行動,並輸入工作中樞的過程過於繁瑣

我的解決方法是

使用功能簡單、可以和收件匣以及其他系統連動的工作中樞

例如:Google keep可以同時充當行動清單以及工作中樞,並且可以很好的連動google日曆。或者你可以選擇evernote,它可以同時作為行動清單、資料庫、專案管理系統,而且許多軟體都支援連結evernote,加上他強大的標籤功能,你如果還沒決定要使用哪個工作中樞的話,一定要試試看,請到”電腦玩物“的部落格,查看更多教學。

 

讓你的收件匣成為運轉任務的系統吧!

看完這個章節之後,你應該對收件匣有一個清楚的認知了
你的收件匣系統流程應該會類似於這個圖

 

下一個章節我們來談談甚麼是好的工作中樞?挑選的原則是什麼?

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