【小人物說書】與成功有約-3:要事第一,你一定要知道的「任務四大象限」X史蒂芬柯維|小人物講股

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前言: 

如何恆量一個人有沒有效率?

史蒂芬•柯維(Stephen Covey)在他的超級暢銷著作”與成功有約:高效能人士的七個習慣“中的第三個習慣就提到了所謂「要事第一」(first things first)的法則,強調所謂的時間管理,本質上就是為事情安排輕重緩急的能力。

什麼是輕重緩急?

現在,試著把任務想像成「大石頭」「小石頭」「沙子」「水」,你的時間總和則是一個「罐子」。你每天睡前在規劃待辦清單的時候,就像是把這四個東西試著擺進你的罐子。

重要的事情就好比「大石頭」,而小石子、沙和水就像無關緊要的小事,如果我們能事先知道大石頭在哪裡,並先擺放進罐子中,不但可以放非常多的大石頭,而且可以在縫隙中填入更多的小石子、沙和水,無論放進多少東西,先把大石頭放進去才是最重要的事。

「要事第一」法則把所有的任務根據「重要性」、「緊急性」劃分成四個象限,只要你能夠適當地分配任務性質,並平衡每個象限的比例,就向成功人士邁出了第一步。

延伸閱讀:

而說到「要事第一法則」,就不能不提到它的前身,「艾森豪威爾法則」

註:艾森豪威爾就是在二戰時期作為歐洲戰區對納粹作戰總司令而聲名大噪、後來又當了美國總統的那個艾森豪。

艾森豪認為,所有的工作都可依據下列五點分類:

A:必須做的事情
B:應該做的事情
C:量力而爲的事情
D:可以委托别人去做的事情
E:應該刪除的工作
 
而身為高效率人士的我們,應該盡量把時間分配在「A」和「B」的工作上,也就是「必須做的事」和「應該做的事」。
 

 

 

#六步驟規劃你的年度目標:「艾森豪威爾法則」

年度目標該如何制訂:

一、把自己1年内想要做的事情列出來,然後分爲ABC三類:

A:最想做的事情
B:願意做的事情
C:無所謂的事情
 

二、接着從A類目標中依照「重要次序」作排序

A1:最重要
A2:次重要
A3:第三重要的事情

 

三、然後針對A類工作,抄在另外一張紙上,列出你想要達成這些目標所要做的工作。

 

四、接着再將這份清單分成ABC三類,分别代表你「最想要做的事情」、「願意做的事情」以及「沒做就算了的事情」。

 

五、把這些目標放回原來的目標底下,重新調整結構、規劃步驟。

 

六、接着就是去執行。

 

每天的工作任務:

每天,把要做的事情寫下,按以下五類歸類:
 
A:需要做
B:應該做
C:表示做了也不會錯
D:可以授權别人去做
E:可以省略不做的工作
 
在大部分的時間里,最好是在做A類和B類的事情,即使一天不能完成所有的事情,只要將最值得做的事情做完就好!

 

這就是艾森豪威爾的「六步驟」的方法

 

  1. 挑選目標
  2. 設定優先次序
  3. 挑選工作
  4. 設定優先次序
  5. 安排行程
  6. 執行。
 

如果每天這樣做,單這一個習慣,就可以擁有一個非常成功的人生。

#任務四大象限:「要事第一法則」

而史帝芬柯維就是將這樣的法則再作精簡,也就是「要事第一法則」

 

史帝芬柯維的任務四象限
重要/緊急  重要/不緊急
不重要/緊急  不重要/不緊急

 

 

「要事第一法則」將任務分成四種類型:

 

一、重要且緊急:小石頭

重要/緊急的事情,通常是有限定時間的事,而且沒做好的話對你的影響至關重大,例如:

  • 再不看書就要期末考了!(認真點啊同學)
  • 限定時間內的專案任務
  • 從「第二象限」拖延的任務

 

二、重要但不緊急:大石頭

這一類任務與你的長遠發展有很大關係,這些東西雖然不用馬上去做。例如:

  • 開始寫部落格
  • 規劃年度目標
  • 整理讀書計畫

雖然不需要馬上去做,問題是這些東西弄一個不好,很有可能會變成緊急任務!像是平常不建立運動習慣,老年之後得到一些相關慢性病,你就要馬上去醫院看醫生了。又或者是一直不願意讀書,直到期末考前一週才臨時抱佛腳……

所以我們要盡量避免「重要/不緊急」的事情發展成「重要/緊急」的事!平時就要先把時間優先讓給「大石頭」,再去安排其他的事情。

 

三、不重要但緊急:沙子

所謂不重要/緊急的事情,可能大部分都跟你無關,可是不處理卻會造成一些小傷害。例如:

  • 回信件、電話
  • 別人交代的臨時任務

 

四、不重要也不緊急:水

這裡指的就是一些滿足你個人嗜好的事情,通常是一些「被動式休閒」,例如:

  • 娛樂活動
  • 購物
  • 瑣碎工作

這些東西可做可不做,或者是隨時可以做,幾乎無關緊要。

大部分生活中沒有成就的人,這一類事情都佔據了他們的時間表。他們的罐子裝滿了水,其他東西都放不進去,就算免搶丟了幾顆石頭,也只會浮在水面……。

我曾在【休息力-1】主動式休息:如何善用你的假期?這篇文章中說明何謂「主動式休閒」、「被動式休閒」的差異,你可以點進文章參考看看。

 

#高產值的人是如何利用的任務四大象限來分配自己的工作呢?


第一象限的事情在短期內或許比較重要,但你不應該分配太多時間,或是盡量不要把第二項象限的工作拖延到第一象限來。而且,你要迅速有效率地完成第一象限的事情,好分配更多時間到第二象限。

舉例來說:

你在一個月後正面臨著一個重要工作的截止日期,同時你又有自己的部落格要經營,請衡量一下哪個對你的長期發展更重要。

對我來說,部落格是我往後1~3年的核心目標,工作在短期內或許很重要(沒做好我可能就失業了),但長期來說對你的發展較無幫助。

許多人都會在第一象限跟第二象限中迷失,這就是他們長期工作忙碌卻沒有感到充實的原因吧!

 

結論:

這就是柯維在「急迫/重要」4象限中,所提出的「要事第一」(first things first)的重要觀念,只有將「重要/不急迫」的事優先處理,才能重新取回時間的掌控權。

一般人往往對燃眉之急立即反應,對當務之急卻不盡然,所以,成爲一個優秀的時間管理人,就要求你更需要自制力與主動精神,急所當急。

目標要高,要有新意,不能隻求安全和方便。

要集中精力,全神貫注於一項工作,首先要有足夠的勇氣,要敢於決定真正該做和真正先做的工作。只有這樣,你才能成爲時間和任務的“主宰”,而不會成爲它們的奴隸。

<<節錄自艾森豪威法則>>

 

這就是這本書的第三個習慣,執行上非常簡單。本書還有至少六個能改變你一生的習慣等著你去學習

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22 thoughts on “【小人物說書】與成功有約-3:要事第一,你一定要知道的「任務四大象限」X史蒂芬柯維|小人物講股

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