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【科技生活】如何區分Google日曆上的To Do 跟 Event ?

by littlemanstock
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記得之前有朋友問我，為甚麼Google 日曆上新增項目的時候，要你選擇【工作】or【活動】。

確實，剛開始學習時間管理的朋友，通常都會遇到不知道是否該把【工作】，也就是To do 放進行事曆的問題

最常見的就是一口氣把滿滿的To do 排上時間，像是以下這個圖

我以前也很喜歡在每個禮拜日把下一周的代辦滿滿排上行事曆，因為光是這樣排就好像自己一定會完成似的，而且看起來很美觀

但是後來我發現，雖然我的【 To Do 】達成率很高，但是沒達成的，都是對我來說比較重要的事情，像是寫一篇文章、完成報告、閱讀、研究一家公司這些有價值的任務

根據要事第一法則，這些沒完成的任務，很多時候都是屬於“重要，但是不緊急“的第二象限，而史蒂芬．柯維告訴我們，第二象限才能真正推進我們的人生價值

反過來說，我完成的任務，都是一些比較沒價值的事情，屬於第三或第四象限

  • 延伸閱讀：『要事第一法則』你一定要知道的秘訣：任務四大象限

為什麼會這樣呢？為甚麼我明明排上了行事曆，我卻無法如期完成任務

其實關鍵就在於，真正有價值的事情，不可能那麼容易完成，而且因為設下了時間，無形中會帶給自己壓力，就更不想碰困難的任務了

回到正題，那麼到底【 To Do 】跟【 Event 】要怎麼區分呢？其實很簡單

  • 【 Event 】：在規定時間段一定會做的事情，像是與某人見面、上課、會議、約會。
  • 【 To Do 】：將來必須做的事情，不一定要在某時段完成，頂多有截止日期，或是從某個時間點必須開始做才行

 

現在我們再回頭來看看Google日曆的設計

【 Event 】可以讓你設定時間段、是否跨日期，甚至你可以點選”更多選項”，針對這個活動本身設定更複雜的內容。

【 To Do 】則只能選定某一天，不能跨日期，也沒有更多選項可以設定


有些朋友可能會問，為什麼工作表的設定選項這麼少？如果我的代辦事項是一天之內無法完成的，不就必須要每天新增了嗎？

但我認為，這個設定其實很符合”代辦事項”的意義

還記得我前面說的嗎？真正有價值的事情，不可能那麼容易完成

如果你不知道你的代辦事項怎麼安排，我建議用以下的方法做區分

  • 專案：大型任務，包含一系列與結果有關的行動、資料…等等。
    例如，打造一個部落格、開辦一家運動中心並開始營運、買下一間法拍屋、完成一個講座…..

 

  • 任務：中型任務，分屬於專案底下。
    例如：寫一篇文章、完成本季財務報告、調查市場行情、尋找演講場地

 

  • 最小可行性任務：可以直接馬上行動的任務。
    例如：蒐集文章相關資料、從公司資料庫中抓取本季資料、購買一本教你買法拍屋的書、打電話給場地出租業者

 

我認為，可以被設定日期掛上行事曆的【 To Do 】，就只有有價值的最小可行性任務或是少量雜事(第3、4象限)

中型任務可以放在清單裡就好，不需要特別安置日期；至於專案以及中型任務，我認為可以用甘特圖來表示跨天數，並設定時間提醒或是截止日期

根據這個邏輯，前面的的google日曆範例，應該可以被修改成下面的樣子


上面的大型任務我用跨天數的【甘特圖】來管理，在下面就可以放每天的日程【To Do】，並且我會用！來標註比較重要的事情，這是我之前之前寫過的一個篇文提到的，叫做＂把雜事轉化成可處理的語言＂的技巧。

 

這種日程安排方式有什麼好處呢?

一、確保每一步都足夠簡單

最小可行性目標能讓你比較沒有壓力的做事，之前我也在”未來的葬禮：想像十年後的你已經去世，該怎麼制定目標? “提到過，如果每一件事情都能夠解構成每一個簡單的步驟，那麼沒有甚麼事情是不能被完成的

二、你都是把時間花在做真正重要的事情

我不太喜歡我的日程上充滿各類第三第四象限的雜事(雜事我會專門排一天一起處理：把雜事集中處理：你知道甚麼是低回報任務嗎? )，這樣一來我就能確保今天時間都花的值得，任務都可以推進我的人生價值。

現在我給你三個行動指示，你可以馬上練習看看，修正自己的日程表

  1. 把無法馬上完成的大型任務，拆解成小型任務/最小可行性目標
  2. 試著把不重要的事情控制住，或者至少擺上三個有價值的任務
  3. 開始使用任務四大象限管理任務，為任務標上重要性

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