【科技生活】Slack 基本功能介紹:國外超火紅的企業團隊通訊軟體|小人物講股

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|前言

Slack是一個專業的團隊溝通平台軟體,並且在2014-2015年間快速成長,成為外國企業之間最火紅的通訊軟體。

台灣有很多新創公司或工作室也開始採用Slack作為內部溝通平台,很可惜仍有許多企業還在使用Line, Messenger作通訊軟體。

為甚麼要使用Slack,用LINE不就好了嗎?

Slack是專為團隊溝通建造的軟體,它有其他「即時通訊軟體」所無法比擬的訊息搜索、權限管理、留言釘選、頻道分流功能。

Line(或是其他常見的通訊app)的確很方便,你可以隨意成立群組以應付某個專案,也可以很「即時」的找到對方傳送訊息。

但是Line的缺點也顯而易見:

1. 搜尋功能差:

Line只能針對文字進行搜尋,如果工作中有甚麼重要的檔案上傳在line的群組中,要找到檔案就會花費許多功夫。

2. 討論沒有效率

我自己的群組就常常發生「公事夾雜在同事的聊天」之中,討論沒有針對性以及延續性。

3. 管理內容不方便

Line只有簡陋的相簿功能以及記事本功能,不適合做為複雜的檔案管理工具。

基本功能介紹 :

Slack的架構比較特別,所有的帳號都是依附在”團隊平台”之下,要使用Slack,你必須在平台下註冊你的帳號並得到管理員的允許才可進入。

關於這點,我會另外寫一篇教學:Slack 教學:如何加入一個 Slack 團隊

一、公開頻道、私人群組、直接對話

#公開頻道 Channel

一個平台之下可以設立許多公開頻道,公開頻道是所有加入該平台的人都可以查看並加入的。

公開頻道可以設立為聊天室、布告欄……等等訊息公開交流的地方

?私人群組 private group

私人群組則是須經由管理由邀情才可加入,未被邀請的成員看不到也無法加入該群組。

私人群組適合做為小組討論、某項專案、公司內部小團隊……等等設立

直接對話 direct message

直接對話就像一般通訊軟體一樣,可以聊天,也可以當作團員間檔案傳送的橋樑

二、訊息介面

不論是公開頻道、私人群組、直接訊息的界面其實都大同小異

一般訊息的輸入可以像其他通訊軟體一樣聊天

那麼Slack的特別之處在哪呢?或者說有哪些讓人愛不釋手的功能?

1. 標記功能:「@成員」「#頻道」

只要輸入「@」,或者點擊右下方的「@」圖示,就可以啟動標記功能,你可以直接輸入成員的ID,Slack就會智慧地跳出成員清單

被標記的使用者會收到通知,也會自動產生一個超連結,點擊就可以查看成員資料

「#頻道」也是一樣的道理,只要輸入#頻道就會自動產生超連結,點擊就可以快速跳轉到該頻道。#頻道功能只能使用於已公開的頻道。

2. 訊息回應功能

這應該是Slack跟LINE的決定性差異了。

Slack可以針對每一則訊息作表情符號回應、留言、釘選……等等,這是一般即時通訊軟體辦不到的

將鼠標懸停在訊息上,訊息就會反白顯示,並且右上角就會跑出一排工具列

工具列從左到右的功能分別是:表情回應、留言、分享、星號、更多選項

a. 表情回應 react:

Slack內建幾乎所有常見的emoji,若是覺得這樣還不夠的話,也可以自行上傳團隊專屬的emoji

當有人對某則留言作出表情回應,Slack也會自動統計該表情的數量,某種程度上還可以當作投票功能使用

b. 留言功能 Thread:

在Slack中,不論是一則普通的訊息、第三方軟體訊息、檔案,都可以開啟留言串回應功能。這是我覺得團隊溝通平台最重要的功能之一,留言串功能讓成員可以專注於討論一件事情而不會失焦,或是夾雜在同事的聊天中而被洗掉

例如:我想在群組中提出一個問題,希望大家討論,我就可以先打出一則包含問題的訊息,然後自己開啟留言串標記相關的成員,讓大家收到通知,並開始討論

c. 分享功能 share:

你可以把訊息分享到任何已加入的頻道、群組,或是直接訊息給其他成員。你還可以直接留下你的評論,例如我傳了一份班表給同事看,我就可以留下:「這是四月份班表,請過目」

d. 星號 star:

這是一個類似於個人書籤的功能,被標記星號的訊息,你可以點擊右上角的星號符號展開。星號標記可以用於老闆交代的重要事項、同事要給你的資料、或是其他自己覺得日後要快速查看的訊息、檔案……等等

e. 釘選 Pin:

在更多選項中,找到「Pin」。

這個功能屬於團隊書籤的功能,Pin了一個訊息之後,所有成員都可以在團隊的Pin中查看。這個Pin有點像置頂功能,可用於團隊常用的檔案、公告訊息……等等

3. 強大的搜尋功能

Slack除了可以搜尋訊息文字以外,也支援各種格式的搜索。例如,Slack可以識別Word或PDF檔的文字,這通常是evernote等筆記軟體中才有的功能。

有一個我覺得很棒的功能是,在搜尋框中打成員的ID,你不僅可以搜尋某個成員的個人檔案,還可以過濾出這個成員發出的訊息<from: ID>!我自己就常常用這個功能過濾出老闆的訊息。

  


|尾巴

以上就是Slack的基本功能介紹。

我覺得Slack確實解決了諸多使用LINE的不方便之處,還提供更多意想不到的功能。

– 群組功能解決了同一公司不同團隊需要開設許多群聊的問題

– 星號以及釘選功能比起LINE的記事本要方便多了

– 留言串功能讓我想討論的議題再也不會被奇怪的貼圖洗掉XD

其實Slack還有許多功能可以活用,為了不讓這篇文章太長,我決定放在其他篇寫。

如果你也對Slack產生興趣,歡迎持續關注我的部落格,我會持續寫有關Slack的文章

[目錄]:Slack教學系列

*此文由站長西城所撰寫

*此篇文章第一次出現在Cloud西城。閱讀|成長|生活,歡迎轉載,但請註明出處

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