【生產力-4】用「1-3-5法則」打造子彈筆記術!|小人物講股

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|前言

今天要介紹的方法是來自以下這篇文章:
https://www.themuse.com/advice/a-better-todo-list-the-135-rule

要旨:「假設每一天你只能挑選一件有價值的事情、三件重要的事情、五件不重要或是緊急的瑣事,把這九件事情安排進你的代辦清單,會大大提升你的生產力!」

九件事聽起來很少對吧?但你要知道,我們一天就只有八小時的高品質工作時間,一些高難度的任務又不可能只花幾分鐘就完成(例如:寫出這篇文章),因此,給自己一些限制,挑出真正緊急又重要的事情做,才不會讓代辦清單變成「拖延清單」或是「累積清單」,徒增壓力。

關於一些時間管理的文章,我還寫過以下這些:

 

一、每天安排三件重要的事情


為甚麼是三件事情,安排越多重要的事情不是代表更高的效率嗎?

這是『最有生產力的一年』一書中曾經提到過的「三重點法則」。根據作者的觀察,每天安排三件以上重要的事情,常常會有無法完成的情況;若只安排一到兩件事,又過於輕鬆,最後把數量鎖定在一天只要完成三項重要的事情就好。

這些重要的事情可能是工作,可能是生活,可以是家庭、人際、朋友,而且這些事情完成之後應該對你目前的生活會有加分。

至於要怎麼區分重要的事情,你可以用史蒂芬柯維的任務四大象限來輔助自己釐清任務。

 

 

二、剩餘的時間,留給自己創造價值

你有想過,甚麼才是對你來說最重要的事情嗎?關於價值這個問題,我真的每天都確實在思考。

人類生來就是尋求意義的動物,我們害怕死亡,因此我們探索除了延續種族存續以外的生命的價值。

老實說,從生物學的角度來看,生命本身除了延續基因遺傳之外並無意義,這是深植於我們程式碼中的執行命令(基因)。生命唯有我們賦予它意義,才會開始創造除了繁衍之外的價值,找出對你而言有價值的目標,並且每天花時間在他身上,才有機會活得幸福快樂。

有關於如何找出自己在乎的價值,可以參考這篇:未來的葬禮:想像十年後的你已經去世,該怎麼制定目標?,這源自史蒂芬柯維的著作

 

 

三、最後才去完成不重要的瑣事/緊急事務

瑣事就是即使今天沒完成也不會怎樣的事情,我更喜歡稱之為「雜事」

除了每天安排5件雜事,我更提倡把雜事集中處理的力量,把過去一周沒處理好的雜事放在一天集中處理,整體而言會更有效率。

有些具有時限性質的任務我也會放在這個清單中,例如下禮拜就要到期的繳費單、明天要交的作業或報告、要聯絡的客戶…..

在這裡表格內的每項任務都不應該花費你太多心力,如果你發現這是一個需要花30分鐘以上的任務,或許你要考慮把這項任務移到左邊的表格,或是採用分割行動的方式,把困難的任務簡化。

 

 

|用表格安排更直覺!

自從我把這個1-3-5 法則表格化之後,發現每天更有動力去完成代辦任務。

我喜歡在evernote上使用這張表格化清單,同步之後我就可以在手機上查看。你也可以用自己習慣的App去操作,像是todoist, ticktick都是不錯的選擇(但我個人還是更喜歡用筆記軟體安排)。

你可以進到這個連結複製格式到你的軟體中,順便參考我的範例:http://www.evernote.com/l/ANObxH8F7FBDULW1iLQmI1_0o-pWJMeqHMM/

 

|沒完成的任務該怎麼辦

不管再怎麼有效率的人,都難免會有拖延的情形發生,我也不例外。

如果今天不幸沒有完成預定的任務,我會在睡前把今天沒有完成的事情加上一個「>」符號,代表移到隔天,並且在規劃隔天代辦清單時一並複製過去,這樣明天我就知道,這是昨天已經拖延過的,我要優先完成才行。

另外,任務會拖延,也可能是因為任務還太大太複雜,例如「N2繳費」這件事,我就可以再簡化成「報名」、「列印出繳費單」、「便利商店繳費」這樣的細分任務。所以我可以選擇在隔天把「N2繳費」改成「報名」,這樣除了在心理上減輕不少壓力,也更有機會推進任務。

「1-3-5 法則」是我實踐已久的清單規劃方法,雖然聽起來很簡單,卻真的有用,推薦給容易拖延的的讀者們。

 

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