【職場力-1】如何說服你的團隊不再使用line做團隊協作,我的心得分享|小人物講股

職場力-1 如何說服主管不再使用Line作為團隊協作工具
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一個工作團隊,真的要用Line討論公事嗎?

Line 一直是台灣人很喜歡用來辦公的即時通訊軟體,由於普及率高,主管可以輕易要求下屬成立辦公群組討論公事。

但是Line的缺點也顯而易見:

1. 搜尋功能差

Line只能針對文字進行搜尋,如果工作中有甚麼重要的檔案上傳在line的群組中,要找到檔案就會花費許多功夫。

2. 討論沒有效率

 

我自己的群組就常常發生「公事夾雜在同事的聊天」之中,討論沒有針對性以及延續性。

3. 管理內容不方便

Line只有簡陋的相簿功能以及記事本功能,不適合做為複雜的檔案管理工具。


 

為甚麼我們需要更專業的團隊協作工具?

通常會用到 Line 作為公司的即時通訊軟體,無非是【主管交代任務】、【同事之間有訊息要傳達】,不然就是【當作一個佈告欄】之類的平台。

一個常見的辦公line群組,這三種訊息常常互相混雜,且難以分類管理。

更糟糕的是如果要針對某些專案討論,而群組中有不相干的成員,那是不是又要另外開群組?還是乾脆私底下講?那檔案怎麼辦?主管該怎麼追蹤進度?

幸好有一些專門針對辦公的通訊軟體如:Slack、Jandi、Gsuit,都有針對以上的問題提出不同的解決方案。

目前我幫我們藥師團隊引進的是「Trello+Slack」的組合。

「trello」有直覺化的專案管理設計,非常適合初次接觸專案管理軟體的新手,推廣也比較簡單。

「Slack」是個專業的辦公通訊軟體,幾乎能解決Line的所有痛點,並且能跟Google Drive, Dropbox, Trello等其他軟體連動。

更多關於團隊協作工具Slack的介紹,可以參考以下連結:


 

重點來了……身為一個「小職員」,要怎麼說服主管使用團隊協作工具?

1⃣ 你必須是個好職員,主管如果不喜歡你就沒辦法了

不乖的孩子沒糖吃,很簡單的道理。

首先你要先讓主管跟同事信任你,相信你的方法會為公司帶來新氣象,提升效率。

為此你當然要展現你在3C上的專長,平常就可以幫公司修修電腦、管理文件……等等瑣事。剛好我是個科技宅,本來就喜歡一切流程數位化,這些雜事對我來說也是得心應手。

幸好我的主管對我的電腦能力很信任,可能是因為我修了三個同事的電腦,甚至連跟我們做生意的業務,他的電腦我都幫忙升級了

就是因為平常表現出這些特質,主管和同事才能相信你的提案。

回到正題,如果你平常連自己的工作都做不好,也不用談甚麼團隊協作工具改變效率了,因為你就是拖累團隊的主因。

2⃣ 先自己實驗

不要拿主管跟同事做實驗,如果只是推行不成功那倒還好,萬一弄個不好,拖累工作流程,嚴重一點可能影響公司運作。

到時候不僅只是回到原來冗餘的辦公流程,且會讓你在主管心中留下不好的印象。

先設想好所有的工作場景:

  • 新的團隊協作工具是否真的能解決原來工具的痛點(例如messenger辦公、Line辦公)
  • 是否容易上手:公司一定有那些不太會使用科技產品的人,如何讓這些人也不會感到使用困難,是推行團隊協作工具上一個很重要的點
  • 根據實際情況自己演練:以我的團隊來說,要處理的事情包括:藥局、藥庫、管制藥品、慢性處方籤、克流感膠囊…….這些事情如果用新工具管理,應該會是怎樣的流程?

3⃣ 全部設定好再開始拉人

承接上一點,你必須把設定簡化到不行再不行,這樣大家才能無痛上手。

以我為例,我為了讓大家無痛從 Line 轉移到 Slack,我寫了幾篇教學文貼在原來的 Line 群組上。

4⃣ 如果同事主管不會用,自己下海幫他裝

如果真的連教學文都豈不了作用,小型團隊頂多10幾個人,就一個個幫他們裝上吧!

或者是你可以先教會幾個比較有慧根的同事,再請他們一起幫你教大家,效率比較好。

5⃣ 不要太急,轉換需要一些時間

為了讓大家無縫接軌,目前我的診所是採用雙軌並行(Line/Trello+Slack),並逐漸把討論和專案移到新的工具。

如果急著使用新工具,讓大家不適應產生反彈,那就得不償失了。

重點是,你自己要勇於使用新工具,在新工具上發表言論,促進大家的正向討論,並且展現新工具在效率上的優勢。同事們在體驗到好處之後,才會逐漸有轉用新工具動機。


 
【隨意聊聊時間】

其實我在今年初的時候開始進入工作的倦怠期,藥師的工作說複雜也複雜、說簡單也簡單,總之我就是感到有點無趣了。

說到底,工作都是這樣的,當你熟悉了整個工作流程,沒了挑戰性就會缺乏熱忱。

因此,「為團隊優化工作流程」成了我工作的新動力,現在每天也都還蠻期待上班的,看到同事開始在新平台上討論工作、上傳檔案,也感到頗欣慰。

 


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