【生產力-5】價值40萬美元的時間管理系統:The Ivy Lee Method|小人物講股

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或許是最簡單的時間管理系統……

 

前言:講古時間

1918年,Charles M. Schwab 是當時世界上最有錢的人之一。

Schwab是當時一家很有名的公司”伯利恆鋼鐵”的總裁,是當時全世界第一的造船廠和生產量第二的製鐵廠。

有一天Schwab為了增加公司員工的效益還有追求更有效率的做事方法,Schwab安排了一個和知名諮商師的會面,他叫做 Ivy Lee,同時也是個成功的商人。 Schwab把Ivy Lee帶回辦公室,問了一句話:「要怎麼更有效率地把事情做好?」

Lee:「每個執行長給我15分鐘的時間就可以了。」

Schwab:「這要花費多少呢 ?」

Lee:「一毛錢都不用,直到這個方法發揮作用。三個月後,你可以支付你認為值得的價錢給我。」

 

The Ivy Lee Method

在Lee跟每個執行長對談的15分鐘,它只解釋了以下這五個步驟。

  1. 在入睡前,寫下六件明天要做的事情,絕對不能寫超過六件。
  2. 這六件事依照重要程度排列。
  3. 明天,第一件任務沒處理完就不能做第二件任務。
  4. 依此類推,沒完成的任務,在晚上移至隔天的清單。
  5. 每天重複執行。

這個方法聽起來很簡單,Schwab和它的執行長們決定試試看。三個月後,Schwab非常驚喜公司整體業績的增進,和自己爆棚的生產力,於是他支付給Lee一張價值25000美金的支票。

記住,這是100年前的支票,這張支票在2018至少價值40000美金。

後來這套方法廣為流傳,被稱為「The Ivy Lee Method」。The Ivy Lee Method在執行上非常簡單,卻很有效,為什麼呢?以下用我自己的經驗解釋給大家聽。

 

你的代辦清單真的有效地被執行嗎 ?

幾乎所有想提升效率的人都應該試過至少一種時間管理系統,而且應該都有寫代辦清單的習慣。可是你知道嗎?根據統計,代辦清單上有41%的任務遠永不會完成,這顯示了大部分人的代辦清單總是每天不斷堆積,最後變得又臭又長,成為了「壓力清單」。

真正有效的時間管理系統必須足夠簡單被執行,太複雜或是太冗的清單只會讓你逃避做事。The Ivy Lee Method中提到一天最多不要完成超過六件重要的事,其實就是這個道理。甚至,對一個剛開始做清單的新手來說,我建議你寫下三件事就足矣。(詳見最有生產力的一年)

我之前也分享過自己的每天代辦清單的寫法:「用1-3-5法則規劃你的代辦清單」,概念和The Ivy Lee Method相似,你可以參考看看。

 

依照任務四象限,區分輕重緩急

史帝芬柯維的任務四象限,是將任務依照「重要且緊急」「重要但不緊急」「不重要且緊急」「不重要也不緊急」四個項目。

 

史帝芬柯維的任務四象限
重要且緊急的事  重要但不緊急的事
不重要且緊急的事  不重要也不緊急

 

優先排除「重要且緊急」的事,然後盡量減少不重要的事(不論緊急或不緊急,反正不重要),把專注力放在「重要但不緊急」的事。

我之前也寫過史蒂芬柯維的相關文章,詳細操作方法你可以參考我下面這一篇。

 

善用五秒法則

甚麼是五秒法則?其實很簡單,就是在每次猶豫不決的時候,想像自己像火箭一樣,倒數5, 4, 3, 2, 1, 發射!

你可能會覺得這樣很白癡,甚至覺得我在污辱你的智商,但其實這源自2017年一本暢銷書

作者Mel Robbins 本來是一位平凡的美國中年婦女,但她的生活一直過的不如意,不是因為別的,就是因為他「早上無法起床」。Mel Robbins有賴床的壞習慣,早上鬧鐘一響,她就會伸手過去按掉之後又繼續睡,過了五分鐘鬧鐘再響,又再次伸手按掉繼續睡……。

聽起來是不是很像你的生活?(笑)

早上起不來的Mel Robbins無法幫家人準備晚餐、孩子也是匆匆忙忙地上學,影響到自己也就算了,影響到家人的生活讓她每天生活在悔恨跟羞愧當中。

直到有一天,Mel Robbins像平常一樣賴在沙發上隨意看著電視,突然之間在,他注意到了一則廣告:廣告裡有一支火箭正在倒數計時,然後她就看著廣告裡的火箭:「5, 4, 3, 2, 1,,發射! 」點火!火箭一飛衝天,揚起漫天沙塵。

Mel Robbins突發奇想,如果我每天早上能夠像火箭一樣倒數,是不是就可以克服賴床的拖延症了?

Mel Robbins從那天之後,每天都不再賴床,努力改善家庭和諧,工作效率也進步了。後來甚至站上TED演講舞台,出了幾本書,全都因為這個神奇的5秒法則

5秒法則為甚麼有用?

其實人類會拖延一直是本世紀的重大難題,而5秒法則為拖延者提供了一個「啟動儀式」,讓你可以透過行動來掩蔽你的「感受」,通常我們會拖延就是因為我們不想做這件事,大腦邊緣系統一直再告訴你不要這麼辛苦、快去做點輕鬆的事情。這是幾千年來人類演化的機制,邊緣系統會傾向於做我們熟悉的事情,以降低風險,提高生存的機率。

屏蔽感受,直接開始行動,就像是活化能一樣。

The Ivy Lee Method因為簡化了時間管理系統,也就減少了開始做事的活化能,搭配「五秒法則」讓你越過一道關卡直接開始做事。

真正好用的時間管理系統應該盡量簡化,才不會讓執行者粉資源過多的分配在規劃、管理上面,而忽略真正重要的執行面。

 

強迫你單工作業:專注在一件事情上

現代社會強調多工處理,多工處理的迷思就是以為忙碌是高效的代名詞。但事實上,專注在重要事情的單工處理的成果會更好!世界一流的專家,包括學者、運動家、藝術家、執行長、科學家,都有一個共通之處,那就是「專注」

「異數」提出了一萬小時才能專精一項技能的理論,「刻意練習」也告訴我們沒有專注,沒有成功;「深度工作力」提到的Deep Work也是要我們屏除干擾,讓自己處在集中力極高的狀態。

許多許多的好書都一再強調專注的重要性,可這並不是說你一天就只能做一件事,或者一件事還沒做完就不能做另一件事。

我之前在【休息力-2】莫法特休息法:有時候,你需要的不是休息這篇文章中有提過,長時間專注在一項任務中會剝奪大腦的精神力,導致「身體還沒累,心卻已經累了」的窘境。

可是這不就跟The Ivy Lee Method相牴觸了嗎?

我的想法是,當你在任務需要花費你超過3, 4個小時,甚至半天才能完成,那麼這項任務就太複雜太大了,這樣的大型任務不適合擺在每日待辦清單,應該擺在你的每週任務甚至是每月任務。

你必須把這類的大型任務一步一步做拆解,分配到每一天不同的小任務中,持續推進。拆解之後,利用「番茄鐘工作法」+「莫法特休息法」,讓自己不斷補充精神和切換工作心態。例如我習慣一個任務執行3~4個番茄鐘後(約一至兩小時),就轉換另一個任務。

 

尾巴:每天從最重要的事情開始做

今天分享的這個極簡單的任務管理系統,目的是希望讀者專注在「執行」,而不是「管理」。「管理」或許對一些高階主管是很重要的事情,可是就個人來說,我認為「執行力」更為重要,管理只要簡單有效就好,不需要太複雜的方法。

幾年前我也很熱衷於嘗試各式各樣的時間管理系統,從一開始的evernote,到各種app管理,中間經歷過許多次的系統轉換,浪費了許多精神和時間。

然而到最後我還是回歸evernote懷抱,我想,我可能已經找到最適合自己的系統了,現在只要每次看到新的一些理論跟方法,就試著去蕪存菁,把精華加到我的系統中就好。(現在依然會持續測試不一樣的數位工具,但就是純測試分享而已)

張永錫在「早上最重要的三件事」中說過 :每天早上先吃最大最醜的那隻青蛙,要怎麼吃呢?一口一口吃!這段話集結了The Ivy Lee Method的精髓,「重要」+「專注」+「重複執行」!

現在我們再來複習一次:

  1. 在入睡前,寫下六件明天要做的事情,絕對不能寫超過六件。(足夠簡單)
  2. 這六件事依照重要程度排列。(重要性)
  3. 明天,第一件任務沒處理完就不能做第二件任務。(專注力)
  4. 依此類推,沒完成的任務,在晚上移至隔天的清單。(足夠簡單)
  5. 每天重複執行。(執行力)

還沒找到適合自己的時間管理系統嗎?快來試試看The Ivy Lee Method吧!

 


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