【生產力-6】如何用「整理房間」的技巧打造一個「以少馭多的時間管理系統」?|小人物講股

如何用「整理房間」的技巧打造一個「以少馭多的時間管理系統」?
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前言

在長年使用evernote作為我的時間管理系統後,每隔一段時間總會面臨著系統的混亂,尤其是當你打開evernote,面對成千上萬的筆記時,更會有一種無所適從的感覺。

常見的情況:

  • 行動清單成為拖延清單,充滿壓力不想面對?
  • 執行中的許多專案不知道該先做什麼?
  • 搞不清楚需要的筆記到底放在哪個記事本?

以上都是我在使用evernote的時候實際發生過的問題,我相信也是許多剛接觸時間管理(不論哪個工具)會遇到的狀況,我在跟朋友聊天的時候,也經常有人向我提問類似的問題。

那麼行動的混亂,主要原因是什麼呢?我認為是系統的混亂。

創立一套系統,其實沒那麼困難

創建系統看似是一件麻煩的事情,但就是因為創立了有秩序的系統,才能省下後面整理的時間,看似繞遠路實際上是捷徑,因為跳過秩序的管理其實並非捷徑,只是大腦傾向節能而產生的結果。

就像是整理房間一樣,為什麼每次整理過後,過了一段時間又會變得紊亂不堪,那可能是因為整理的時候我們只是隨手把當下混亂的表面「擺整齊」了,而「擺整齊」這個動作並沒有對我們的生活或是工作產生實質的幫助,真正的整理,是讓我們知道某個東西要去哪裡找,某些東西要收去哪,執行中的重要專案文件必須隨手可得,以提高生活品質以及工作效率。

也就是說,任何不以提高品質、效率為目標的整理,都只是整心安的,整表面的,是治標不治本的。

  • 看著髒亂的房間,覺得心裡悶悶的,提不起精神?
  • 工作用的文件灑滿桌上,到底哪個才是我現在該動工的?
  • 不知道自己的印章到底丟到哪裡去了,到底是這個櫃子還是那個抽屜?

一、時間管理的問題出在哪裡?

其實生活中的混亂跟時間管理的混亂很相似,主要都是以下兩個原因:

第一、無法捨棄

不夠精簡的原因也可以簡單分為兩個:「無法捨棄」 和 「過多分類」

「無法捨棄」的東西,像是別人送的禮物、破爛的衣服、折價券、用不慣的化妝品,這些東西丟了可惜卻也用不上,只好囤積在一旁積灰塵;無法捨棄的任務,像是現在根本做不到的計畫、網路上擷取了之後從來沒看過的資料、拖延了好久的待辦清單,這些東西也囤放在數位工具中,成為你的壓力源。

這些雞肋的東西或是任務,最好的方法就是「丟棄」或是「封存」,讓他們在眼前徹底消失。

在evernote裡我會設置一個封存的記事本,專門放已經使用完的筆記;在房間我會放一個大紙箱,隨時可以丟掉沒有用的東西。

第二、過多分類

另一個不夠精簡的原因,是「過多分類」

像是添購許多的收納盒去收納物品,結果收納盒反而成為混亂的主因,房間還是一樣亂,因為其實你該做的是捨棄物品,去除分類。

以evernote來說,為任務分類過多的記事本,每當有新的筆記時反而不知道到底該放哪,也只是徒增煩惱,當分類所帶來的效益不如所造成的整理焦慮時,那不如不要分類!

《怦然心動的人生整理魔法》中作者近藤麻理惠所提倡的「一次性整理」或是「節慶式整理」強調我們必須找一天時間把所有的東西拿出來整理,而非今天整理這,明天整理那,多了許多多餘的卻沒有實質幫助的步驟。

那什麼是必要的分類呢?例如「收件匣系統」,像是回家要放置雜物的小櫃子、創立一篇新筆記分類的記事本,在還不清楚專屬他們的位置時,可以先放置的地方。有了這樣的分類,我們知道這個位置就是留待我們處理的雜物或是筆記了。


二、三大核心概念創造有系統的時間管理體系

最近我閱讀了《大腦減壓的子彈筆記術》,以下是我讀後整理的三個核心要素,幫助你打造屬於自己的時間管理系統。

 

1. 從專案視角向下管理

在安排代辦清單時常發生的謬誤,就是過度專注在「整理行動」上,有時候行動的混亂來自於處理這些事情的時候,沒有充實的感覺,什麼是沒有充實的感覺呢?例如上個月我接了一個商案,寫到後來發現合約的限制頗多,我根本沒有發揮的空間,結果這個商案我不但寫的不開心,還排擠到我寫自己想寫的文章,最後也沒有創造足夠的流量,只賺了一點小錢。

從專案視角去重新審視的好處,就是可以刪掉一些其實不必要的任務或是行動,例如我的目標是提高部落格流量,原本我排了一個系列文章要寫、同時又有商案要寫、線上課程要弄,結果,如果我把所有的時間拿來處理這些事情上,我可能會忙得焦頭爛額,但如果從最大目標「提高部落格流量」來看,我可能只要專注在處理那些有價值的文章,把一些不必要的商案跟邀約推掉,可能反而可以推進我的部落格進度。

因此,保持時常關注專案而不是行動的習慣,更能聚焦在重要的事情上。

 

2. 把生活融入時間管理,創造一個生活管理系統

如果打算要成為一個部落客,那就把你的生活周遭改造成一個專心寫作的工作室,那你自然而然會提高效率。

如果你要健身或是減肥,與其設定每個月要減重幾公斤,不如去學習理想身材人的生活習慣,例如身材好的人通常冰箱裡都不會有高熱量的食物,房間至少擺幾個啞鈴,讀書或是工作空檔就可以舉個幾下。

如果你想多存一點錢,與其去銀行開戶投資,不如先閱覽群書,把市面上跟理財觀念、財富重要性相關的書都看過一遍,自然會開始理財。

這其實就是腦袋的系統比行動清單重要的原因,當你換了個有錢人的腦袋,自然不會去做讓財富溜走的事情,會去思考興趣變現的門道,然後會去進修、學習好提升生存機率,最後錢就自然會存下來。

所以要把時間管理的精力省下,與其盡力設定目標、安排行動清單,培養一個相關領域的習慣或是養成底層觀念可能更有效。

 

3. 情境管理比排程重要

優化時間管理的一個小秘訣,那就是不要把時間給「綁死」,而是讓時間有「彈性」。有些人的時間管理喜歡把時程排得滿滿的,例如說下午兩點就是要寫一個小時的文章,然後三點就是要去運動,但實際情況是,或許一個小時根本不夠寫一篇邏輯架構完整的文章,也或許根本沒有完整的一小時給你寫,更有可能會有突發事件讓你無法寫文章,例如來電顯示了老闆的電話。

也就是說,完整的時間其實很少,在生活中我們面臨更多的是「碎片化時間」,而一個好的時間管理系統,可以善用這些碎片化時間來提升效率。

第一個是我們要把任務切碎,讓每一步的行動足夠小,才能在碎片化時間完成,例如把寫一篇文章分成:

  • 思考文案
  • 列出大綱
  • 完成初稿
  • 潤稿
  • 撰寫社群標題
  • 社團導流

一個很簡單的任務切割技巧,試著把每一步行動控制在30分鐘以內可以完成(差不多是一個番茄鐘的時間),就可以有效利用零碎時間。

另外不同的時間性質也需要配合不同的任務,《大腦減壓的子彈筆記術》書中稱之為情境管理,意思就是每個時間的性質不同,我們可以試著把自己的時間做區分,像是「早起的神聖時間」、「陪伴女友的時間」、「通勤的時間」、「睡前儀式」……

然後這些不同性質的時間,我們可以分配合適的任務去做:例如在我的「睡前儀式時間」我喜歡做隔天的任務清單、閱讀最近在讀的一本書、擦擦桌子等等。在我的「陪伴時間」就會規劃兩個人可以起做的事,例如一起看最近很想看的電影、想一起吃的餐廳、一起找咖啡廳寫文章。


三、整理與時間管理都要創造一個有效的系統

時間管理的目的,除了更加善用時間以外,一步一步接近目標或是願景才是重點,如果把行程排了滿滿的,卻沒有拉近與夢想的距離,這樣的時間管理並不是我們需要的。

習慣養成、情境管理、專案管理,這些看似在從時間管理分枝出去的子系統,其實才是構成「時間管理」母系統的重要元素。

另外,《大腦減壓的子彈筆記術》這本書雖然仍是以evernote為主體進行時間管理系統的打造,但核心概念卻可以套用到任何的數位工具或是紙筆上,如果你用的onenote, 甚至是各種不同的時間管理工具互相搭配,我認為也完全可以套用。

 

《大腦減壓的子彈筆記術》:博客來點此TAAZE點此
《怦然心動的人生整理魔法》:博客來點此TAAZE點此

 

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