【生產力-7】如何設計一天的情境管理|小人物講股

如何設計一天的情境管理
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在上一篇【如何用「整理房間」的技巧打造一個「以少馭多的時間管理系統」?】我提到了如何使用情境管理提升效率,這一篇我來分享自己的情境管理概況。

大部分的人習慣用日曆排程時間表,像是「早上七點起床,八點上班,十一點開會,一點寫企劃案,三點提交報告,五點下班,六點吃飯,八點看一場電影,十一點上床睡覺。」

這樣的方法在幾十年前或許是有效的,因為當時的時間割裂與專注力剝奪沒有現在如此強烈,工作的細分化與複雜程度也較為簡單,而且沒有智慧型手機這個時間黑洞,時間把握度比起現在好很多。

可是我們進入了一個「注意力商人」隨時隨地爭奪我們眼球的時代,人類的活動複雜程度與多元化程度比以往更甚,尤其社群軟體與通訊軟體的出現實在太過干擾,簡直到了可怕的地步,有時候滑個手機真的幾個小時就過去了。

想當初我還在唸國中時,隨隨便便就可以讀上兩個小時的書,練習兩個小時的琴,現在要我好好坐在書桌閱讀一本書,寫一篇長文,可能30分鐘都按捺不住,總是想點開有趣的youtube或是臉書看看。

另外,原本原先安排好的計畫,隨時有可能被突如其來的事件打亂,有可能是上司的電話,家人的請求,廠商的訊息,這些比較緊急的事情不處理不行,但是手中的安排卻被打亂了,造成時間與行動的混亂。

因此,時間的排程容易被外在環境干擾,畢竟現在的時代別人要找到你的方法有太多種了(社群、訊息),不管到哪,都有東西試圖要你注意他,進而獲得利益。

然而,時間是變動的,人類卻是可以選擇的

我的解決方法是,把時間場景化,讓場景決定你的工作任務,並且動態分配專注力(專注力是消耗品,必須妥善分配)。

 

一、把時間場景化

每個人的場景或多或少不同,但是基本上可以分為以下幾種:專注時間、工作時間、陪伴時間、放鬆時間、碎片化時間……我們可以試著根據場景或是情境來做事,而不是按照時間安排任務。

 

二、專注時間

其中最重要的,就是所謂的「專注時間」。專注時間指的是創造可以一個人獨處隔絕外界影響的空間,並發揮個人最大專注力的神聖時刻。這樣的時間比較適合進行創意思考的工作,像是寫文、設計,或是推進個人重大目標的計畫,一些例行性學習、運動,也可以是制定長遠目標,反思自己的機會。

我的專注時間有:晨間奇蹟、下午黃金兩小時、睡前儀式。

早起的晨間儀式是絕佳的自我成長時機,我會選擇在這個時候閱讀半小時、寫文500字、梳洗、泡一杯咖啡提神。下午黃金兩小時是指午休小憩一下後的一段時間,這時候的精神不如早上,而且比較容易受到外界打擾,我會選擇稍微繁瑣的工作去做,例如寫合作案、Po文、 轉貼到社團,閱讀蒐集的文章,但總體來說依然是偏向專注性質任務。睡前儀式的話我會做今日覆盤、安排明日代辦,如果可以的話我會用筆記本手寫,比較不影響睡眠。


三、工作時間

這是非常直觀的時間,對某些人來說可能是朝九晚五,對自由工作者來說則比較沒有限制。工作時間通常是比較長的,空間也可能與別人共用,要注意的是運用番茄鐘工作法和莫法特休息法保持精力,注意水分的補給,如果可以的話,戴上耳機隔絕同事的干擾。

 

四、陪伴時間

對我來說是陪伴女友或是家人的時間,我有一個屬於女友和家人的專案筆記分別管理,裡面記載的是可以一起去做的事情,或是推進共同目標,一起策劃某個活動,想一起吃的美食,旅遊資訊等等。

回想起來,有時候跟女友或是家人吵架,不就是因為在彼此的陪伴時間,卻想著工作時間或專注時間的任務嗎?想到此處,我跟女友因為這類事情吵架的次數就變少很多了。

 

五、放鬆時間

放鬆時間是許多人相對忽視的地方,對我來說所謂的放鬆,不只是懶洋洋的滑手機和追劇(這比較像黑洞時間),放鬆」應該是一個更具積極意義的活動例如伸展、冥想、整理房間……這類活動讓我們在活動結束後能獲得正面的情緒或是減輕大腦壓力,以恢復一天辛苦工作下來累積的疲勞。

 

 

專注時間

工作時間

陪伴時間

放鬆時間

我的定義

一大段空白的黃金時間

朝九晚五、接案

陪伴重要的人事物

讓身體復原

任務性質

創作、推進個人目標、自我成長

上班、合作案、企劃書、報告

共同目標、純粹陪伴

自我整理、伸展、冥想

適合時間

早晨、睡前

共同時間

睡前

場景化時間分配,讓我們可以用全新的視角看待時間管理,

總結以上的方法:

  • 針對自己的時間做場景分類
  • 該專注的時候就專注,該休息的時候就好好休息
  • 動態分配專注力!
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