【小人物說書】間歇高效率的番茄工作法|小人物講股

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我在工作的時候有兩項利器,第一個是番茄工作法,另一個是莫法特休息法。番茄工作法的精神是,利用遵守工作25分鐘休息5分鐘的方式去除內在和外在干擾,最大化自己的專注力;莫法特休息法則是透過安排不同性質的工作內容,讓自己的大腦在慣性疲勞之前就轉換,例如把腦力工作和勞力工作交替安排。

 

這次非常榮幸收到采實文化的行銷企劃邀請,閱讀這本來自番茄工作法創始人法蘭西斯科.西里洛(Francesco Cirillo)自己撰寫的【間歇高效率的番茄工作法】,從番茄鐘的由來、工作原則、追蹤效率、加工運用到更進階的團隊應用都可以透過閱讀本書得到非常好的回饋。 以下我將會分享我閱讀此書後,對我原本就在使用番茄工作法的流程有什麼樣的影響做討論!

 

 

第一、番茄工作法的原理與效用

番茄工作法的目標是以簡單的工具及方法提升工作效率,我濃縮本書精華後,發現其主要的功效如下:
  1. 減少時間持續流逝的焦慮
  2. 削減干擾來提升專注程度
  3. 簡單評估工作完成效率
為什麼番茄工作法可以減少時間流逝所帶來的焦慮呢?一般而言,人類習慣用秒、分、時、天來判斷事件長度,例如我花了幾個小時完成學校報告、我去歐洲旅行幾天。因此我們也很容易把無效率的工作表現用以下的方式形容:

我今天浪費X個小時XXX

因此造成我們焦慮的,是連續事件的不可逆以及用單位衡量時間的概念所導致。 番茄工作法則利用時間箱的概念,讓你用不同方式看待時間來避免焦慮感,同時又簡單易用好上手,是每個人都可以使用的工具。
 

 

第二、番茄鐘不可打斷,也不可分割

所謂「不可打斷」,就是番茄鐘的25分鐘內就要全力做好當下的事情,不可因為內在或外在干擾而打斷,若真的被打斷,就要果斷放棄這個番茄鐘。
所謂「不可分割」,就是番茄鐘即為最小單位,沒有半個番茄鐘或是1/4個番茄鐘。

 

 

用一句話來簡單概括的話,就是我們必須嚴格遵守25鐘工作5分鐘休息的定律,尤其25分鐘不可以被打斷也不可以分割,否則效果將大打折扣,也難以追蹤紀錄。
這是我原本比較沒有在積極執行的原則,讀了本書之後我才發現這非常有可能就是我番茄工作法沒有發揮最大效益的主因。
【說書】間歇高效率的番茄工作法<讀書心得>|Mr. 西城
 

 

第三、休息時就好好休息,不要工作

在執行番茄工作法的時候常常會有一種狀況,番茄鐘時間到了但我還剩下一點點想繼續做完,這時候該放棄番茄鐘呢?還是就好好休息。 答案是,我們必須果斷放棄番茄鐘。 很多時候我們以為自己在多做一點就可以把工作完成,但實際上要花的時間比我們想像的還要多。例如我預計在花3分鐘就可以完成一篇文章,但是實際上我可能還需要30分鐘才能達到自己要求的完整度。這時若我們跳過番茄鐘中間的休息時段,有可能會讓後面的番茄鐘工作時段的專注力變差。
那麼還有一個問題,休息時我們該做甚麼好呢?。有三個小撇步可以參考:
  1. 離開工作空間,可以去裝水、上廁所
  2. 別坐勞心費神的事情,例如整理資料
  3. 不要想著前一個番茄鐘在做的事情
另外每4個番茄鐘時段,建議安排一次長休息,例如15分鐘,去弄杯咖啡、戶外走走、伸展一下,讓工作兩小時後略顯疲態的身軀,重新活絡起來,同時,也讓頭腦把零散的工作資訊做整合,更有利之後的番茄工作時間。
 
休息的時候,走出辦公室放鬆一下,也很不錯喔!|Mr. 西城
 

 

紀錄與紀律

每天工作結束後,我們可以把完成的番茄中拿出來審視一下,看看自己今天完成了多少番茄鐘,同樣的工作內容比起上個禮拜是不是花了更少番茄鐘完成。

 

透過紀錄表,我們能觀察自己實作的狀況,有效精進。舉例來說,我平均花費10個番茄鐘完成一篇文章的發想、寫作、修改、發文。而我可以把其中幾個工作內容濃縮與精華,讓10個番茄鐘變成9個番茄鐘完成,對我來說就是增加了寫作效率。 因此每次查看番茄工作法紀錄時,我們都可以問自己:

下次我想要更快完成這件事情,保有一樣的品質,我該如何做到?

 

 

如何杜絕干擾

所謂干擾,就是與番茄工作內容無關的事項,基本上可以分為內部干擾與外部干擾。 「內部干擾」來自自己的分神,通常是突然想到甚麼是情要做,就會忍不住想放下手上的工作,例如享泡個咖啡、滑個手機、看個youtube。而「外部干擾」通常會出現在別人找你的時候,例如各式各樣的通知、電子郵件、家人、同事。

 

不論是內部還是外部,減少干擾的原則都差不多,那就是盡可能的捍衛番茄鐘。

若是屬於內部干擾,可以在每次分神的時候在紙上畫上一道正字記號,記錄自己分神的狀況,也可以記錄原因;外部干擾的話,你可以跟對方說明25分鐘後會回覆處理,最好的方式是告訴大家你正在執行番茄鐘,這麼一來外部干擾就會自然而然少很多! 若干擾屬於重要事項,該怎麼處理呢? 若新事項急迫到當下就要立馬處理,那根據番茄不可打斷不可分割的原則,就得放棄這個番茄鐘。若是重要事項不必當下處理,就先紀錄在代辦清單中,事後用番茄鐘解決。若是根本不需要你,你可以拒絕,或是外包給別人。

據我的實作經驗,杜絕干擾是番茄工作法最難的部分,尤其是家人同事的干擾尤其難拒絕,家人很容易情緒勒索你,同事的要求基於人際關係通常也不好拒絕,不過通常只要清楚告訴他們你正在用番茄鐘,理性的人都會理解你,甚至會幫助你捍衛這個番茄鐘的!

 

 

總結:本書適合任何想增進時間管理能力的你(團隊適用)

番茄工作法的使用者只要遵照25分鐘工作5分鐘休息,尤其是休息,這是最重要的元素。通常都可以找出適合自己的步調。 況且你也不需要急著上手番茄工作法,九把刀曾說過:「慢慢來,比較快」重要的是享受完成目標的過程,記住,快樂與成就感不可能來自緊張兮兮的工作環境,而是好好感受現在這個目標所帶來的種種體驗。 再次感謝采實文化的邀約,我把本書的博客來連結放在下面,有需要的可以自行索取,另外我也會在我的粉絲專業舉辦抽書活動,歡迎大家踴躍參加!

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*此文由站長西城所撰寫

*此篇文章第一次出現在Cloud西城。閱讀|成長|生活,歡迎轉載,但請註明出處

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