【生產力-9】三大生產力系統與Evernote管理方法簡單分享 |小人物講股

一、三種生產力系統 專案管理系統 時間管理系統 待辦清單系統 二、Evernote實作方法分享 標籤過濾法 番茄工作法 1-3-5法則
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前言

我在5/1正式從公司的業務部門轉到通路營運部,目前雖然職稱上還是業務主任,不過實際上是在幫我的主管完成一些指定任務還有發想一些專案,例如B2B行銷、聯採平台、內容經營等等。

對於一個從來沒有做過任何遠端工作的人來說,無疑是有些害怕跟興奮的,想想早上可以不用梳洗,穿著睡衣在家裡工作,只要在完成公司工作的前提下,可以自由寫自己的部落格,確實是一件很棒的事。

但相對的,工作時間一旦跟生活時間沒有了界線,就很容易拖延,想著下午還可以再做,早上就容易睡懶覺或者是做些無關緊要的事。

為此,我又重新省視起自己的時間管理體系,上一篇文章本來應該分享我過去寫過的時間管理文章,不過我忘記放了……這裡趕快來填坑XD

整個流程我大致分為三種生產力系統,彼此有先後順序關係,分別有不同作用。

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一、三種生產力系統:專案管理、時間管理、代辦清單

  • 專案管理系統
  • 時間管理系統
  • 待辦清單系統

專案管理系統:負責一個專案的蒐集、拆解、規劃

在這裡我用Evernote筆記軟體做我所有的專案管理,生活上大大小小的事情,我全部整理在Evernote。

為什麼是生活的大小事呢?我認為其實不一定要是工作的事情才可以視為一個專案,生活上的事情也可以作為一個專案。例如我把我跟我女友小P感情的經營也視為一個專案,我把財務自由這件事情也視為一個專案。

有時候專案因為現實還無法執行,或者是完成一個階段現在可以暫時放下,我就用#計畫中、#追蹤中,來做分類管理。

而在每一個專案底下,會有一個統整目錄,例如以「2019方格子」這個專案來說,我會有一個統整所有資料的目錄,裏頭會寫下我對這個專案的期許,寫作的目錄,包含有我所有的參考資料、文章留存、靈感等等,並且置頂,好讓我打開這個專案時能第一時間查看。

一個好個專案管理系統應該包含以下幾點:

  1. 一眼就可以看清專案的已經完成與未完成事項。
  2. 清楚檢視整個專案的工作流程與進度。
  3. 有所有執行這個任務需要的資料連結。
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時間管理系統:安排真正重要的事情

有了專案的拆解和排程,我們就可以把時間預留給要推進的計畫。在時間管理系統上,我是用十年計畫、一年目標、月目標、周排程來規劃。

在單個任務中,一樣使用史蒂芬柯維的四象限管理法,區分為緊不緊急、重不重要來做,一樣在Evernote使用標籤來管理。

在每次排程的時候,優先打開緊急且重要的事情,接著是重要的事,如果是不重要的事情,想辦法集中處理或是外包給別人。不過要注意的是,不要讓任務充滿緊急且重要的事,長期下來我們應該要專注在重要但不緊急的事情。

例如:

  • 開始寫部落格
  • 規劃年度目標
  • 整理讀書計畫

這些雖然不需要馬上去做,問題是這些東西一旦拖延,很有可能會變成緊急任務!像是平常不建立運動習慣,老年之後得到一些慢性病,你就要馬上去醫院看醫生了。又或者是一直不願意讀書,直到期末考前一週才臨時抱佛腳……

所以我們要盡量避免「重要/不緊急」的事情發展成「重要/緊急」的事!平時就要先把時間優先讓給「大石頭」,再去安排其他的事情。

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關於時間管理計畫我一樣是使用Evernote寫,並且會把專案管理的筆記連結貼過來,彼此結合成一套完整的系統。當我想看某個專案的推進進度,我就打開專案筆記,當我想查看自己的時間管理進度,我就打開時間管理筆記。

另外,我每個禮拜天會有一個小時去反思上一週的時間管理,以及排成下一週的行程,我稱之為「每週重開機」,有點像讓電腦重開機一樣,去除記憶體垃圾,讓系統運行更順暢!

在時間管理系統中,我也會使用番茄鐘或是時間記錄軟體來檢視自己的時間運用狀況,番茄鐘是使用「番茄土豆」,時間紀錄是使用「Toggl」。

為什麼要寫下以及紀錄自己的時間規劃?

  1. 完美掌握自己的時間
  2. 看看自己是否有效推進目標
  3. 更加認識自己扮演的角色
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時間紀錄跟記帳一樣,都是為了更完美掌控自己的重要的資產,記帳是為了控管金錢、時間紀錄是為了有效分配時間。

另外,我把時間分為以下兩種:

  • 固定時間(睡覺、吃飯、陪伴)
  • 浮動時間(寫作、娛樂、運動)

其實跟金流的概念很類似,固定支出對應到固定時間、浮動支出對應到浮動時間。固定時間沒什麼特別要說的,浮動時間是最容易拖延的地方,因此需要時間管理作輔助。

在財務管理上我們希望把錢花在有投資效應的資產上,時間管理也是一樣,我們希望把時間花在更有價值的事情。

什麼是有價值的事情?其實就是你真正在乎的事情,會讓你往後的人生變得更好更快樂的事情。
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代辦清單系統:執行任務的每日代辦系統

做好專案的拆解跟時間的規劃,接下來就要把所有的任務一一寫到每日代辦清單,我的建議是使用App,並且可以和你的時間管理系統搭配即可,例如很多人喜歡Google日曆上同時做時間管理跟代辦清單管理;我則習慣用Evernote的App管理,因為可以和我的專案管理和時間管理系統放在一個軟體中,非常省時省力。

在清單中,可以運用「1-3-5法則」的方式:「假設每一天你只能挑選一件有價值的事情、三件重要的事情、五件不重要或是緊急的瑣事,把這九件事情安排進你的代辦清單,會大大提升你的生產力!」

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為什麼不能只用每日代辦就好,一定要時間管理和專案管理嗎?

因為當下的任務不一定可以推進重要目標,例如我今天即使完成了一篇文章,若他跟我一年後的目標無關,那這篇文章即使完成了也不會對我產生多大的意義。當然我也承認,很多時候某些事情即使當下完成沒有感覺,也有可能在日後發揮作用,不過我更喜歡有掌控感一點的人生,80%的事情我掌握住了,20%的事情我盡力做好,剩下聽天由命。

因此有了專案管理,讓你對人生中各種重要目標有了清晰的想法;有了時間管理,讓你知道怎麼區分重要的事情,如何把時間留給自己;有了每日代辦,讓你不做個只會紙上談兵的軍師,而是衝鋒陷陣的英勇士兵。

西城接下來的行動?

  • 繼續用番茄鐘紀錄浮動時間,包含工作、寫作、娛樂、運動等時間,讓遠端工作更有效率
  • 從專案管理思維,到時間管理排程,到代辦清單完成,持續優化生產力系統
  • 在Matters上分享時間管理文章

時間管理是一種選擇的藝術,而不是管理的技術。李笑來說:「我們從來無法真正管理時間。」其實就是這個意思。

很多人會有疑問,如果在生活時間也在工作,該如何達成生活與工作的平衡?

我認為,只要生活目標有推進,工作目標有完成,對我來說就是一種平衡,跟理財一樣,重要的還是知道自己想要什麼,時間管理才有意義,生產力才能真正被解放!